Bei meiner Anfrage geht es um Datenschutz. Ich schildere Ihnen kurz die Situation, damit Sie die Problematik besser verstehen. An unserer Kindertageseinrichtung gibt und gab es viele personelle Wechsel aufgrund von Schwangerschaften, Krankheiten oder aber auch aus anderen Gründen. Leider sind meine Kolleginnen bei Nachfragen meist sehr auskunftsfreudig. Gerade bei gut bekannten oder hartnäckigen Eltern fällt es ihnen sehr schwer, die Trennungsgründe für sich zu behalten. Ich als Leiterin verweise in solchen Fällen auf den Datenschutz, bekomme aber nicht selten die Information, dass jemand geplaudert hat. Was soll ich in solchen Fällen tun? Haben Sie einen Tipp?
Wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter die Einrichtung verlassen, dann gibt es vonseiten der Eltern immer wieder wirkliches Interesse und Fragen, hin und wieder auch wilde Vermutungen, Tratsch und Klatsch. Trotz dieses verständlichen „Informationsbedürfnisses“ versteht sich von selbst, dass die Datenschutzvorgaben einzuhalten sind.
Versuchen wir zunächst einen Perspektivwechsel zu machen: Was beschäftigt die Eltern? Vielleicht sind die einen erleichtert, dass eine pädagogische Fachkraft, mit der sie nicht zufrieden waren, die Kita verlässt. Andere sind traurig, dass ihr Kind eine vertraute Bezugsperson verliert. Da kann es schon mal zu sehr emotionalen Reaktionen und Nachfragen kommen. Den Eltern stellt sich die Frage, warum die Mitarbeiterin die Kita verlässt?
Zunächst einmal sollten wir die Rechtsgrundlage in Augenschein nehmen. Es gilt die Datenschutz-Grundverordnung: Alle Informationen und Daten über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie dürfen diese Informationen daher nicht an unbefugte Dritte, insbesondere Eltern, weitergeben.
Danach werfen wir einen Blick in die Praxis und ich gebe Ihnen einige Tipps. Meiner Ansicht nach sollte es eine klare Sprachregelung geben. Vereinbaren Sie mit dem Team eine einheitliche Sprachregelung, wenn Eltern nach dem Verbleib einer ausgeschiedenen Kollegin fragen.
1. Tipp: Nur allgemeine Hinweise geben
Geben Sie den Kolleginnen vor, was sie den Eltern sagen dürfen. Unproblematisch ist der Hinweis, dass „Frau XY ab sofort nicht mehr in der Kita arbeitet“, z. B. bei einer „fristlosen“ Kündigung. Bei Schwangerschaft oder längerer Krankheit können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sagen: „Frau XY kann vorerst nicht in der Kita arbeiten.“ Achtung: Wichtig ist, dass Sie eine einheitliche Sprachregelung vereinbaren, damit die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
2. Tipp: Verweisen Sie auf den Datenschutz
Besprechen Sie mit den Mitarbeiterinnen, dass sie bei Nachfragen von Eltern hart bleiben müssen und keine weiteren In- formationen weitergeben dürfen. Auch nicht im Vertrauen oder unter dem Siegel der Verschwiegenheit. Bitten Sie Ihr Team, neugierige Eltern auf den Datenschutz hin- zuweisen und um Verständnis zu bitten, dass es keine Auskünfte geben darf und wird.
3. Tipp: Verweis an die Kita-Leitung
Wir alle wissen, dass manche Eltern hart- näckig sein können. Empfehlen Sie Ihrem Team, die Eltern an Sie als Kita-Leitung zu verweisen, wenn sie sich mit den Auskünf- ten der Mitarbeiterin nicht zufriedengeben wollen. Sie können den Eltern zwar auch nicht mehr sagen als die Kollegin, Ihr Hin- weis auf den Datenschutz wird allerdings von den Eltern vielleicht eher akzeptiert.
4. Tipp: Offenheit hilft
Scheidet eine Mitarbeiterin vorüberge- hend aus, weil sie schwanger, länger er- krankt ist oder eine Kur macht, können Sie sie fragen, ob sie damit einverstanden ist, wenn diese Informationen direkt an die Eltern weitergeben werden. Besonders schön finde ich, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in einem persönlichen Brief an Kinder und Eltern schreibt. Achtung, ein solcher Brief ist genauso frei- willig wie die Einwilligung in die Weiterga- be dieser Information durch Sie an die El- tern. Sie müssen es akzeptieren, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nicht möchte, dass private Informationen an die Eltern weitergegeben werden.
5. Tipp: Stillschweigen bewahren
Grundsätzlich steht es einer Mitarbeiterin / einem Mitarbeiter, wenn ihr bzw. ihm gekündigt wurde, frei, die Eltern über die Gründe für ihren Weggang zu informieren. Oft sorgen solche Erklärungen für Unruhe und führen zu Unverständnis oder Unmut bei den Eltern. Klar ist, dass die betroffene Mitarbeiterin in der Regel ihre Version der Kündigungs- oder Beendigungsgründe erzählen wird. Diese steht häufig im Ge- gensatz zur Variante der Kita-Leitung. Sie können sich aber nicht wirklich gegen die falsche oder geschönte Version der ehemaligen Mitarbeiterin wehren, denn Sie unterliegen dem Datenschutz. Es ist daher sinnvoll, zu vereinbaren, dass beide Vertragsparteien Stillschweigen über die Gründe für die Beendigung des Arbeits- verhältnisses wahren.
Hoffentlich konnte ich mit der Rechtsgrundlage und meinen Praxistipps Ihre Fragen beantworten und Sie finden für die Zukunft gute Lösungen!?
Walter Beyer, stv. Landesvorsitzender
